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免费项目管理软件推荐(项目文档管理工具使用方法)

技术变革使得云计算、大数据等在企业的应用越来越广,项目管理在中国也得到越来越多企业的重视,通过科学的项目管理可以帮助实现投资收益最大化,提升企业资源利用率,帮助企业缩短项目周期,规避风险,节省人力资本等。

对于很多企业团队来说,当前项目管理还不十分复杂,不需要重型项目管理工具,但是没有工具支撑又使得工作效率、效能低下,因此,他们常常采用excel,word文档等方式跟进项目过程,通过配置管理留存项目数据,但这些数据分散在各个项目不同层级的目录下,格式及形式各异,不方便查看、搜索,更别提统计、分析。

如果发生人员更替,部分数据便成了死数据。且项目中存在很多重复、单调的合规、跟进、归集工作,重要但不易带给人成就感,纵是细致的人,也很难一直坚持工作流程,避免错误疏漏。当前市场亟需一些轻量的项目管理工具,伴随市场的需要,各种各样的项目管理软件出现了,这些项目管理工具一方面推动组织标准化流程、制度、规范落地,另一方面可以增强工作协同性,降低沟通复杂度,提升工作效率与质量。当项目管理软件越来越多,有的协同管理工具也被称作项目管理软件,选择实在令人无所适从。

一、选择项目管理工具的方法和原则

选择项目管理工具需要“知己知彼”——首先要先分析自己的使用场景及关注点,如组织业务规模、发展前景、使用团队人数、业务复杂度、使用软件的目标或主要期望等因素;其次,查找口碑较好的软件,看其主要功能是否满足自己的需求,在知己的基础上去知彼,筛选一些比较符合意向的软件的进行试用;最后,谋定而后动,综合衡量成本、组织的中长期发展规划进行选择确认。

选择项目管理工具还需要几个原则:

1.聚集:软件功能不是越丰富越好,应当和管理的目标互相匹配

如果一个组织,业务场景不复杂,业务逻辑相对简单,过程数据安全要求不高,团队人数较少且组织规模扩展速度不快,沟通便利,管理目标主要是协同、过程透明、数据留存等,那么选择SaaS类的协同类项目管理软件就可以。

2.远近结合:选择软件不要近视,应该能够支持组织中长期发展要求

随着组织发展壮大,业务越来越复杂,部门及人员越来越多,原先选择的项目管理工具可能会面临“后劲不足”的尴尬境地。这时候企业需要更多的管理工具来支撑内部的流程,如果使用多家服务商的工具,那么面临的是如何整合系统而不产生信息孤岛的问题。如果更换软件,数据迁移可行性及成本,使用习惯重新建立等问题也是要跨跃的大坑。

二、如何挑选适合自己的项目管理软件

我的团队于2019年着手引进项目管理软件,当时我们领导的要求是性价比高,所以我从成本、定位、适用场景、关键功能等方面进行了考察,最终选定了易趋云,以下我将具体说说我是怎么调研和挑选的,希望可以给大家一些参考。

1.成本:预算很重要,但不能成为决定性条件

其实轻量级的项目管理软件一般都免费或者开源的,比如禅道是开源的,Tower和Teambition十人以下免费,易趋云二十人以下免费。虽然有些有人数限制,但是轻量级的项目管理人数不会太多,大部分都够用。

很多人在选择项目管理软件的时候,让预算成为决定性的条件,其实这是不正确的,软件的功能与业务场景的匹配度更重要,如果功能不匹配业务,就算是免费用的软件,也会被闲置和抛弃;而如果功能和业务匹配,即使软件不是免费的,也有采购的意义和价值。

2.定位:分清项目管理工具和团队协作工具

网上搜项目管理软件,简直琳琅满目,可选择的软件非常多,但是仔细了解,我们会发现,其中很大一部分是偏向团队协作的工具,只是将一些任务叫做“项目”,但并没有使用项目管理的管理理念和方法。

想要进行项目管理,就要养成项目管理的思维和逻辑,不能将协作工具当作项目管理工具来用,而应该选择能够管理项目从立项到计划、执行、跟踪、收尾的全生命周期的专业工具。

3.适用场景:要考虑企业规模和项目管理成熟度

项目管理软件一般会根据企业规模和项目管理成熟度来进行版本划分,以易趋云为例,有专业项目经理的中小型企业或者大型企业的部门级团队,可以使用专业版,有专业的项目经理、已实现标准化流程管理的大型企业,适用企业版。

4.关键功能

项目管理软件的功能要对应需求,如果你是研发类的项目,就要关注软件的开发管、产品管理、需求管理、测试管理等功能,如果是单项目/多项目的管理,关注项目的任务、进度等,就要选择支持项目全生命周期管理的工具。

我团队的需求是属于后者,希望能找一款满足任务管理、基础团队管理、资源预算管理等需求的工具,具体体现在:

①项目管理

单项目的管理一定要能够管理项目的全生命周期,对任务、进度的关注和管理要非常灵敏,项目任务的开始时间、预计完成时间、工期、责任人等都要一目了然,项目经理可以从系统上看到进度状态,如图,不同的颜色表示不同的任务状态:

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②团队管理

在项目管理层面,团队管理的难点在于合理调拨资源,如何让合适的人到合适的项目角色中去,需要项目管理软件帮忙梳理。比如说每个人员的技能、经验、忙闲状态都是不同的,系统要先标签化处理每个团队人员,然后提供一个忙闲状态表,让资源分配更合理,如图是我用易趋云做的一个忙闲状态表:

免费项目管理软件推荐(项目文档管理工具使用方法)  第2张

③资源预算管理

项目的预算管理非常重要,我需要一个能够制作资源申请表,也能反馈实际的资源支出情况,并将两者进行对比分析,支撑决策的工具,如图,展示预算和实际的偏差,并用颜色展示状态,对于分析数据有一定的帮助:

免费项目管理软件推荐(项目文档管理工具使用方法)  第3张

合适的工具是可以帮助提高工作效率的,而选择适合自己的工具并不容易,本文是我作为过来人在选择项目管理工具上的一些感悟和总结,同时也是对自己这次调研的一次总结吧,希望对大家有帮助。

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