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电子档案管理系统软件排名(档案管理系统操作步骤)

随着全国检察院机关向信息化、数字化推进,各级检察机关制作文书的方式发生了很大变化,手写纸质多联文书已经实现了电子化管理,无疑将文书、卷宗的信息化管理进程向前推动了一大步。

电子档案管理系统软件排名(档案管理系统操作步骤)  第1张

随着检察院档案工作重要性的日益显现,各级检察院加强在软、硬件建设方面狠下功夫,在档案管理方面取得了一定的成效,但不可否认的是,还是面临不少的挑战,主要有下面几点:

一、档案归档不及时、材料不全,影响了档案工作效率,甚至带来档案流失的风险;

二、卷宗封面、目录填写不规范,影响了档案的归档和再利用效率;

三、实体档案装订不规范,装订顺序不符合要求等,不利于档案入库和定位;

四、档案数字化程度不高,检察信息资源无法得到更大化开发和利用…

会博通紧跟社会发展的步伐,与时俱进,针对检察院系统开发出一套满足检察院档案管工作需要的检察院档案管理系统,目前已成功在江西省(及辖内市县)人民检察院、罗定市人民检察院、云浮市云城区人民检察院、佛山市顺德区人民检察院等部署使用。根据与检察院多年的合作经验,结合检察院档案管理的实际情况与需要,会博通软件科技开发出的检察院档案管理系统主要有以下的特点:

电子档案管理系统软件排名(档案管理系统操作步骤)  第2张

一、统一门户,一个平台实现电子化管理档案全生命周期

会博通为检察院构建的档案管理系统,提供了统一认证平台,可实现模块认证、用户认证和功能认证的统一管理门户框架,为日后的档案管理信息化建设与拓展,提供基础平台以及互联接口。同时,在一个平台上,实现对文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、司法鉴定档案、诉讼档案等档案进行纸质档案与数字化档案的集成统一管理,并且,实现了从扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定、销毁的全生命周期管理,对档案进行全程把控。

电子档案管理系统软件排名(档案管理系统操作步骤)  第3张

二、集成数字化管理专有技术,助力将管理方式的决策权交回给用户

会博通软件科技提供的检察院档案管理系统,采用了会博通软件科技自有知识产权的集成数字化管理技术,该自有技术包括数十项软件著作权和多项发明专利,其核心是组织机构虚拟化、面向对象的管理以及与工作职能相适应的权限管理体系等,助力各级检察院根据自身的档案管理需要,创建自己的档案管理框架与机制,将档案管理方式的决策权,真正交回给各级检察院的档案管理机构与管理者。

组织机构虚拟化:

会博通可将检察院的组织架构原原本本地投射到网络虚拟世界中,也就是组织架构的虚拟化,能在系统中建立与现实中的组织架构完全一致的组织层级结构,并且,组织框架也就是带层级的用户框架,把用户管理与组织架构融为一体,更显会博通的创新、实用和与用户需求的主动融合。

会博通创建的组织架构,不受层级数量的限制,并且,每一级组织,包括组织中的个人,都可以有自己的简介页面、资讯专栏和论坛,可创建符合自身需求的文档知识管理架构。

为了改善组织机构虚拟化后的灵活性,会博通还提出了职务变量和流程关系变量两个创新概念,可根据检察院的职位列表来设定任职者,根据业务流程中的业务处理关系来定义流程关系变量,动态匹配流程参与者,大大提高了授权以及工作流程设计的简便性和灵活性。

各级检察院还可将已有的各种信息化应用,作为会博通的外部模块,集成到会博通的统一认证平台上来,进行统一模块认证与用户认证,实现单点登录。

面向对象的管理:

会博通检察院档案管理系统,可以根据每个检察院的档案管理的实际需要,创建自己的档案管理框架,每一个框架节点,就是一个管理对象。

这些节点,或者由节点组成的架构,可以是文书档案、诉讼档案或各种专业档案,也可以是某类档案中的某个项目,或者某个案件、某一卷宗。

会博通的特长在于能灵活的根据用户的需求,将不同格式和不同种类的文件档案信息进行分门别类,有机地结合到一起,以实现授权、共享、流转和统一管理,并提供了多种实现阅读的方式,至于对这些文档信息的编辑,则可采用市面上通用的、流行的第三方软件,如Office、AutoCAD、PhotoShop等;一些专业性很强的工具软件,如WPS、专业制图软件等,只要其对应的数据文件是一个单独的文件,会博通大都可实现存储、管理与利用。

会博通采用统一的框架来描述和管理各类档案,在标准统一的情况下,每一类甚至每一份文件都可以有不同的属性表达和权限设置,并可作为发起业务流程的依据。

与工作职能相适应的多维度权限管理:

会博通检察院档案管理系统的授权,一般是针对模块和管理对象来进行的,由于管理对象是一个带层级的档案框架,所以,权限又具有依档案框架的层级向下进行继承的特性。如果有必要,授权也可以针对单个具体文件,甚至是单个附加属性。

授权时,可将权限授予组织、个人甚至职务变量,当将权限授予组织时,权限同时也具有依组织层级向下继承的特性。

为了简化授权,会博通提供了岗位设计功能,系统预设岗位,包括系统管理员、类型管理员、业务管理员、全能编辑、编辑、全能作者、作者、投稿人、读者、目录读者等,也可根据业务需要重新设计岗位,不同岗位具备不同的操作权限。授权时,还可限制用户可访问的密级,密级可根据客户的需要自主定义。

三、行业属性设置,适配检察院档案专业需求

结合检察院档案卷宗属性的要求,会博通系统支持匹配年度、编号、案件来源、申诉人、案由、处理结果、收案日期、结案日期、案卷信息等案卷属性,并可对应自动生成各类档案的封面、目录、备考表、背脊等档案表格,方便对档案实体进行数字化归档。

四、权限管控的流程化借还,助力打造服务型检察机关

会博通的智能检索与流程化借还系统,支持检察工作中的实体及电子档案的检索、查阅、借阅等需求,方便一线人员因案件需要借阅、调阅档案、查阅卷宗材料、复制法律文书等情况,更好地服务于检察业务。根据内、外单位借用时的不同审批流程,管理人员可对流程步骤及表单进行自定义设置,并可根据档案密级匹配不同层级的审批人员,由权限用户通过流程来进行档案的查阅、借用、归还等申请,在确保档案信息资源保密安全的前提下,实现档案信息资源的共享,推动服务型检察院的建设。

五、物联网化技术,快速定位所需档案

根据检察院案卷借还、协作的需要,会博通将条码、电子标签等物联网技术引入检察院档案管理系统,支持每一条信息(每一份材料),包括档案、文件、设备等,生成并绑定对应的唯一标识(条形码或电子标签),在需用到检察院档案时,即可通过识别条形码/电子标签的方式,快速定位到所需档案信息,方便了档案的管理与利用,提升了档案工作的现代化水平。

六、多维度安全管理机制,保障检察机关信息安全

通过登录审计多重化、知识利用权限化、知识预览安全化、操作行为痕迹化等四个方向为检察机关信息保驾护航。

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目前,会博通已与全国多个省、市、县人民检察院进行合作,会博通期待携手全国更多的检察机构,为检察机关实现档案管理向更高标准发展服务,助力检察机关进一步提升档案管理水平。

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